El Ayuntamiento de San Roque se ha adelantado en nueve meses al plazo legal establecido para poner en marcha la Administración Electrónica, convirtiéndose así en pionero en el Campo de Gibraltar. De esta manera se agilizan notablemente los trámites administrativos y se consigue un notable ahorro de papel y tinta, así como se profundiza en materia de transparencia.
La Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, de 1 de octubre de 2015, fija como fecha tope para el establecimiento de la Administración Electrónica el próximo mes de octubre. Sin embargo, desde el pasado 4 de enero se ha trabajado en el Ayuntamiento para su implantación, estando en este momento totalmente en marcha. Para ello se ha adquirido un programa informático específico, se ha formado al personal municipal en el mismo y se han comprado distintos aparatos, especialmente los dedicados a la firma digital.
El alcalde, Juan Carlos Ruiz Boix, ha señalado que “aunque la implantación de la Administración Electrónica ha supuesto un gasto algo superior a los 30.000 euros, a corto y medio plazo el ahorro en papel y tinta será evidente, porque la mayoría de los trámites que precisaban anteriormente de copias de papel impreso se pueden realizar ya de manera telemática. Sin olvidarnos del aspecto medioambiental, ya que el tóner de las impresoras es un producto altamente contaminante, además de caro”.
“Pero no sólo hay que tener en cuenta la cuestión económica -añadió-, sino que también se consigue una importante agilización en los distintos procedimientos. A esta documentación pueden acceder de manera casi instantánea no sólo los empleados de los departamentos municipales, sino el resto de los ciudadanos siempre que se trate de asuntos que tengan cabida en el Portal de Transparencia, que funciona de manera notable desde el mes de octubre”.
“Quiero destacar -manifestó el alcalde- que San Roque es en este momento el único municipio campogibraltareño cuyo ayuntamiento ha puesto ya en vigor la Administración Electrónica, con unos nueve meses de adelanto. Pienso que este hecho es buena muestra del compromiso del Equipo de Gobierno con la modernización tecnológica, con el ahorro y con la transparencia en nuestra labor, ya que los ciudadanos pueden consultar desde sus domicilios gran parte de esta información”.
“Finalmente -dijo-, no puedo dejar de agradecer su esfuerzo a todos los trabajadores municipales implicados. Comenzando por la secretaria general, Ana Núñez de Cossío, que se ha encargado de coordinar esta labor; siguiendo por los trabajadores de su departamento, los del Centro de Proceso de Datos (CPD) y con el resto de funcionarios y empleados municipales que han tenido que realizar un proceso de adaptación a este nuevo procedimiento”, concluyó.
La Administración Electrónica tiene varios frentes. Por un lado, tanto los expedientes como las solicitudes son virtuales, así como las notificaciones. Al enviarse por correo electrónico se recortan los plazos de manera notable y se ahorra considerablemente en papel y tinta. Así, por ejemplo, los concejales no tienen que acudir a Secretaría General para consultar y fotocopiar los expedientes plenarios (bastante abultados habitualmente).
La firma electrónica, para la que se han adquirido unos aparatos específicos, permite llevar a cabo este trámite en cualquier lugar y hora, lo que agiliza el procedimiento. También implica rapidez la implantación de la Administración Electrónica en el Registro General y en los de las alcaldías de barrio, ya que una notificación que hasta este momento podía llevar varios días se realiza ahora en apenas unos minutos.
Tras la correspondiente licitación, se adquirió un programa informático específico a un coste de 30.000 euros, en el que se incluía la formación de personal. Desde el CPD, asimismo, se han tenido que actualizar varios ordenadores para hacerlos compatibles con el nuevo “software”, y también se han comprado lectores y tarjetas de certificación digital.
La formación específica del personal, fundamentalmente los que realizan funciones administrativas, se ha realizado por grupos, implicando en primer lugar a Alcaldía, Secretaría, Registro General, Contratación, Patrimonio y Recursos Humanos. A continuación se formó a los funcionarios y laborales de Intervención, Tesorería, Gestión Tributaria y del resto de departamentos, así como a algunos de los responsables de las empresas municipales.
En esta formación han trabajado habilidades como la apertura digital de expedientes, el intercambio de información entre departamentos, la carga de documentos o el envío a Secretaría General de los decretos para su firma, entre otros.
