El conjunto de aplicaciones implantado, al que se accede a través de la web de la empresa, facilita a los proveedores el envío y la recepción de sus facturas en formato electrónico, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria (AEAT). Para una mejor y más rápida adaptación el programa hace gala de una operatividad intuitiva y manejable. Las facturas serán incorporadas, una vez se proceda a su verificación, de forma automática a los diferentes programas informáticos que constituyen las herramientas habituales de trabajo de la empresa.
El Departamento Económico de Chiclana Natural ha trabajado en estrecha colaboración con el Servicio de Organización y Calidad del Ayuntamiento (SOC) para poner en marcha este sistema que se convierte en un nuevo salto tecnológico con múltiples y variadas ventajas respecto a la gestión actual. Entre ellas la mejora de los procesos administrativos, de las comunicaciones con clientes y proveedores y una reducción considerable de tiempo y costes. En este sentido destacan la agilidad en los procesos de envío y recepción; la facilidad en la elaboración y validación de facturas; el seguimiento a través de la página web de aceptación, rechazo o pago de las facturas; la versatilidad en la búsqueda de documentos; y un factor no menos relevante para una empresa tan implicada con el Medio Ambiente como Chiclana Natural, la ayuda que supone para preservar el medio ambiente al reducirse el uso del papel. Todo ello sin costes para el proveedor, quien también recibe de forma gratuita la formación en el manejo de la aplicación. Este proyecto se completa además con el acceso por internet de los proveedores a la información sobre sus facturas, una herramienta que también está implementada.
La Efactura, como se conoce técnicamente este sistema, proporciona un mecanismo de conexión seguro, configurado para procesar los datos de las facturas electrónicas en un formato electrónico denominado ‘facturae’, en su versión 3.1. De hecho, es el adoptado por la Administración General del Estado, convirtiéndose por su uso en el formato estándar.